Jak układa się współpraca z biurem rachunkowym

Zalety współpracy z księgową można wymieniać do woli zaczynając od terminowości i rzetelności obsługi, a finiszując na przyjemnej atmosferze w ciągu wizyt. Dlatego warto zastanowić się na moment nad tym, jak tak naprawdę wygląda praca klienta z księgową, jakie są wymagania wobec przedsiębiorcy i co klient zyskuje na takiej współpracy.

http://taxbiuro.net/

Celem biura rachunkowego jest dbanie o interesy przedsiębiorcy, by zyskiwał jak najszersze korzyści w obszarze księgowym. Korzystanie z obecnych przepisów daje możliwość księgowej ocenę, które odliczenia i ulgi są dostępne dla klienta i czy z nich korzysta. Dzięki temu właściciele firm pozyskują możliwość optymalizacji wydatków tym samym nie uciekając od poszczególnych zasad i praw. Biuro rachunkowe na bieżąco sprawdza zmiany w prawach, z tego względu klient zawsze może poprosić o pomoc lub z pytaniem, jeśli najnowsze aktualizacje są niejasne. Nawet kiedy księgowa nie oferuje doradztwa, klient zwykle może zadać pytanie, kiedy coś jest trudne. Warto podkreślić, że biuro rachunkowe, podejmując się obsługi księgowej troszczy się o to, by kolejne rozliczenia zawsze były przygotowywane na czas, a dzięki nowoczesnym systemom informatycznym, znaczna część tych samych działań jest zautomatyzowana, a rozliczenia są skrupulatnie przygotowywane i weryfikowane. W ten sposób przedsiębiorcy nie muszą martwić się księgowością i mogą poświęcić się pozostałym obszarom przedsiębiorstwa.

Kluczowym elementem współpracy z księgową jest łatwy kontakt opierający się na wspólnej relacji. Klient ma sposobność kontaktu z księgową w pilnych sprawach, ale istotne jest też to, by klienci byli dostępni dla biura rachunkowego. Może się zdarzyć, że będzie konieczność, by coś wytłumaczyć oraz przedyskutować, z tego względu istotne jest, by przedsiębiorcy nie bali się kontaktu z biurem rachunkowym. Jaka nie byłaby to sytuacja, celem biura rachunkowego jest wsparcie klienta. Jeżeli jedna ze stron w danej chwili jest niedostępna, z pewnością uda się skontaktować później. Świetny kontakt wpływa na łatwy obieg wiedzy, co sprawia, że praca jest jeszcze bardziej łatwa.

Życzliwa atmosfera w relacji między księgową, a klientem, wyróżniająca się otwartością i zrozumieniem wpływa również na budowanie zaufania. W ten sposób przedsiębiorcy bez obaw przekazują księgowym swoje sprawy oraz dokumenty, w zamian otrzymując terminową i rzetelną obsługę.

Bazowe obszary współpracy z księgową

Każda współpraca buduje się przez konkretne omówione odgórnie wytyczne, dzięki którym obie strony mają świadomość, czego mogą się spodziewać i jakie potrzeby ma druga strona. Bez względu na to, czy do biura rachunkowego trafia przedsiębiorca, który planuje rozpocząć działalność gospodarczą czy przedsiębiorca, który posiada działalność gospodarczą od lat, ale wybiera nowe biuro rachunkowe przejmujące jego sprawy księgowe, zawsze na starcie należy omówić zasady, które będą panowały w czasie współpracy. Te zatwierdzone główne zasady są gwarancją, że nie pojawią się żadne wątpliwości.

Zatwierdzenie warunków współpracy między biurem rachunkowym a klientem

Praca z każdą księgową opiera się o przygotowaną umowę, jednak zanim dojdzie do podpisania jej, w pierwszej kolejności biuro rachunkowe razem z klientem omawia warunki współpracy. Wśród takich rozmów znajdą się zasady współpracy określające dostępność biura i klienta do kontaktu, metody przywożenia, przechowywania i rozliczania dokumentów, odpowiednie terminy, które mają zostać zachowane, by księgowa miała odpowiednią ilość czasu, by wykonać potrzebne rozliczenia, zanim upłynie termin ich złożenia np. do Urzędu Skarbowego albo ZUS. W ciągu omawiania wytycznych współpracy z biurem rachunkowym ustalane są też koszty usług księgowych. Te kwoty zazwyczaj zależą od ilości dokumentów, ilości zatrudnionych, rozliczania VAT-u i innych kryteriów, jakie przekładają się na nakład pracy księgowej. Gdy wszystkie ustalenia zostaną omówione i potwierdzone przez obie strony, przygotowana zostanie specjalna umowa.

Podpisanie umowy z księgową

Umowa z księgową zawiera poszczególne ustalenia, których biuro rachunkowe dokonało z klientem. W takiej umowie nie ma prawa pojawić się nic, czego nie omówiono podczas omawiania warunków współpracy. W chwili podpisania umowy praca zostaje oficjalnie rozpoczęta i od tej pory biuro rachunkowe zobowiązuje się do wykonywania usług jak najlepszej jakości stosując się do omówionych wytycznych. Przekroczenie ustalonych zasad może zakończyć się zerwaniem umowy też ze strony biura rachunkowego, jeśli przedsiębiorca nie trzyma się swoich zobowiązań.

Przesyłanie dokumentów księgowych

Jednym z najważniejszych zobowiązań, które wymagane są od klienta, jest prawidłowe udostępnianie dokumentów księgowych. Z reguły zapisy umowne zawierają informacje kiedy przedsiębiorca musi dostarczyć niezbędne dokumenty księgowe, by wszelkie rozliczenia były przesłane na czas. Dla przykładu w dla biur rachunkowych niedopuszczalne jest, by przedsiębiorcy udostępniali dokumenty księgowe w końcowym terminie   rozliczeń i liczyli na to, że będą one gotowe w terminie. Bardzo często biura rachunkowe życzą sobie, aby dokumenty księgowe docierały do biura najpóźniej około 10 dnia miesiąca, by znalazł się czas na wdrożenie ich do systemu, a następnie bezbłędne rozliczenie. Zazwyczaj dokumenty księgowe można przesyłać drogą elektroniczną i osobiście w biurze.

Przedstawicielstwo przedsiębiorcy przez ZUS i US

Sporo biur rachunkowych oferuje przedstawicielstwo przedsiębiorców w takich miejscach jak Urząd Skarbowy czy ZUS. Wszystko, czego trzeba, to dać specjalne pełnomocnictwa, za sprawą których biuro rachunkowe uzyska możliwość reprezentowania przedsiębiorcy z patrzeniem na jego dobro.

Wsparcie z obszaru usług księgowych

Nawet kiedy biuro rachunkowe nie prowadzi doradztwa, z pewnością zawsze udzieli odpowiedzi na niezbędne pytania lub wytłumaczy wprowadzane do zasad nowości. To wskazuje, jak niezwykle ważne jest dla biur rachunkowych, by współpraca z właścicielem firmy była jak najbardziej owocna i dobra dla każdej ze stron. Opłaca się zatem korzystać z usług rachunkowych.